PERSONALO VALDYMO PADALINIO
PERSONALO SPECIALISTAS
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I.    PAREIGYBĖ

1. Utenos socialinės globos namų (toliau - globos namai,) Personalo valdymo padalinio personalo specialisto pareigybė priskiriama specialistų grupei.

2. Pareigybės lygis - A2.

II.    SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam lygiaverte aukštojo mokslo kvalifikacija arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam lygiaverte aukštojo mokslo kvalifikacija;

3.2. mokėti valdyti, sisteminti ir apibendrinti informaciją, apibrėžti problemas ir numatyti jų sprendimo būdus bei metodus, rengti išvadas bei teikti pasiūlymus;

3.3. taikyti taisyklingos lietuvių kalbos, kalbos kultūros normų bei raštvedybos taisyklių reikalavimus, sklandžiai ir argumentuotai dėstyti mintis žodžiu ir raštu;

3.4. žinoti įstaigos organizacinę struktūrą ir veiklos kryptis;

3.5. gerai išmanyti dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles, teisės aktų rengimo taisykles bei gebėti jas taikyti praktiškai;

3.6. mokėti parengti bei įforminti įstaigos dokumentus: informacinius (raštus, pažymas, aktus, protokolus ir kitus dokumentus), tvarkomuosius (įsakymus, sprendimus ir kitus dokumentus);

3.7. mokėti laisvai naudotis šiuolaikinėmis informacinėmis technologijomis, išmanyti jų taikymo galimybes atliekant savo pareigas, mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office programiniu paketu, būti įvaldžius pareigybės vykdymui reikalingas programas (DBSIS);

3.8. žinoti tarnybinio etiketo reikalavimus, bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles, mokėti jas praktiškai taikyti ir gebėti greitai orientuotis įvairiose situacijose;

3.9. mokėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą, bendrauti, bendradarbiauti ir teikti konsultacijas, spręsti iškilusias problemas ir konfliktus;

3.10. išmanyti ir savo veikloje vadovautis asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiais teisės aktais; savo vykdomoje veikloje laikytis aukštų konfidencialumo standartų;

3.11. įstaigos veikloje vadovautis komandinio darbo principais;

3.12. išmanyti bei griežtai laikytis Lietuvos vyriausiojo archyvaro leidžiamų teisės aktų reikalavimų, išaiškinimų, rekomendacijų, dokumentų archyvavimo, laikymo standartų;

3.13. žinoti ir savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, kitais poįstatyminiais teisės aktais, reglamentuojančiais  darbo santykius, viešąjį administravimą, biudžetinių įstaigų veiklą, socialinės globos paslaugų teikimą, duomenų apsaugą reglamentuojančiais norminiais teisės aktais, LR Darbo inspekcijos leidžiamais teisės aktais, rekomendacijomis, išaiškinimais, globos namų darbuotojų vidaus tvarkos taisyklėmis, kitais įstaigos vidaus norminiais teisės aktais.

3.14. būti susipažinusiam ir savo darbe vadovautis Personalo administravimo funkcijų centralizuoto atlikimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. gegužės 30 d. nutarimu Nr. 507;

III. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

4.1. koordinuoja globos namų darbo teisinius santykius, užtikrina globos namų dokumentų valdymą, įforminimą, rengimą, tvarkymą, perdavimą bei saugojimą.

4.2. dokumentus, reglamentuojančius darbo teisinius santykius, paruošia įforminimui, darbuotojams paaiškina darbo teisės normas ir jų nesilaikymo padarinius;

4.3. paruošia įstaigos darbuotojų dokumentus, darbuotojus priimant ir atleidžiant iš darbo;

4.4. kontroliuoja darbo sutarčių pakeitimus ir papildymus pagal direktoriaus įsakymus, juos registruoja Darbo sutarčių registre;

4.5. rengia globos namų direktoriaus įsakymų projektus bei siunčiamus dokumentus (raštus, pažymas, prašymus, atsiliepimus, įgaliojimus ir pan.), techniškai rengia (spausdina, kopijuoja, skenuoja) siunčiamų dokumentų priedus, jei jie teikiami ne informacinių technologijų priemonėmis;

4.6. rengia globos namų vidaus norminius teisės aktus pagal personalo specialisto kompetenciją;

4.7. atlieka personalo koordinavimo funkcijas:

4.8. organizuojant konkursą į pareigas (toliau - konkursas) pagal Konkursų valstybės ir savivaldybių įmonėse, iš valstybės, savivaldybių ir Valstybinio socialinio draudimo fondo biudžetų bei iš kitų valstybės įsteigtų fondų lėšų finansuojamose valstybės ir savivaldybių įstaigose ir viešosiose įstaigose, kurių savininkė yra valstybė ar savivaldybė, organizavimo ir vykdymo tvarkos aprašą (toliau - Konkursų aprašas) ir Pareigybių, dėl kurių rengiamas konkursas, sąrašą, patvirtintus Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2017 m. birželio 21 d. nutarimu Nr. 496 „Dėl Lietuvos Respublikos darbo kodekso įgyvendinimo“, Centralizuoto personalo administravimo įstaigai – Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui (toliau – NBFC) perduoda Konkursų apraše nurodytą informaciją, reikalingą konkursui paskelbti ir organizuoja konkursą;

4.9. priima iš NBFC darbo sutarčių projektus. Užtikrina, kad globos namų darbuotojo ir darbuotoją į pareigas priimančio asmens pasirašytos darbo sutarties kopija būtų pateikta NBFC;

4.10. teikia darbuotojų prašymus, globos namų direktoriaus ar jo įgalioto asmens sprendimus bei kitą informaciją NBFC apie globos namų darbuotojų perkėlimą į kitas pareigas globos namuose;

4.11. kiekvienas metais su NBFC suderina informaciją apie darbuotojų nepanaudotas kasmetines atostogas;

4.12. pateikia NBFC įstaigai patvirtintą kasmetinių atostogų suteikimo eilę, suderintą su padalinių vadovais ir darbuotojais;

4.13. pateikia Centralizuoto personalo administravimo įstaigai suderintus darbuotojų prašymus dėl kasmetinių atostogų suteikimo ne pagal kasmetinių atostogų suteikimo eilę, prašymus dėl tikslinių atostogų;

4.14. pateikia NBFC suderintas veiklos vertinimo išvadas, derina darbo sutarčių pakeitimus;

4.15. pateikia NBFC informaciją apie darbuotojo darbo pareigų pažeidimą, derina įspėjimo projektą apie darbo sutarties nutraukimą už antrą tokį patį darbo pareigų pažeidimą per dvylika mėnesių arba sprendimo projektą dėl darbo sutarties nutraukimo už šiurkštų darbuotojo darbo pareigų pažeidimą;

4.16. pateikia NBFC informaciją ir (ar) dokumentus, kurių pagrindu turėtų būti rengiamas įspėjimas dėl darbo sutarties nutraukimo, pranešimas dėl pareigybės panaikinimo ar įsakymo projektas dėl darbuotojo atleidimo;

4.17. pateikia NBFC informaciją ir dokumentus, reikalingus įsakymui parengti, dėl globos namų direktoriaus ar jo įgalioto asmens sprendimo darbuotoją skatinti, skirti jam priemoką, pašalpą;

4.18. pateikia NBFC informaciją apie globos namų direktoriaus ar jo įgalioto asmens sprendimą siųsti darbuotoją į komandiruotę, derina įsakymo projektą, jei toks įsakymas rengiamas. Įsigaliojusio įsakymo dėl darbuotojo siuntimo į komandiruotę kopiją persiunčia NBFC;

4.19. perduoda NBFC gautą informaciją, susijusią su asmenimis, norinčiais atlikti praktiką globos namuose;

4.20. pateikia ir derina informaciją su NBFC dėl pareiginės algos pastoviosios dalies koeficiento nustatymo, pasikeitus darbuotojo vadovavimo ir (ar) profesinio darbo patirčiai;

4.21. palaiko ryšius su NBFC personalo valdymo klausimais, perduoda informaciją pagal nustatytas procedūras, atlieka kitas su personalo administravimu susijusias funkcijas;

4.22. vykdo globos namų naudojamos DBSIS sistemos administratoriaus funkcijas;

4.23. sudaro popierines darbuotojų asmens bylas, kuriose kaupia dokumentus ir duomenis, susijusius su globos namų personalo darbo santykiais;

4.24. laikantis  LR dokumentų ir archyvų įstatymo bei  Bendrojo duomenų apsaugos reglamento reikalavimų formuoja dokumentų elektronines bylas;

4.25. laikantis  LR dokumentų ir archyvų įstatymo bei Bendrojo duomenų apsaugos reglamento reikalavimų formuoja gaunamų, siunčiamų, vidaus dokumentų bylas, užtikrina jų išsaugojimą pagal jų saugojimo terminus ir bylų (dokumentų) perdavimą nustatytu laiku į įstaigos archyvą;

4.26. bendrauja ir bendradarbiauja su kitomis globos įstaigomis, institucijomis;

4.27. priima įstaigos lankytojus, suteikia jiems juos dominančią informaciją, kiek tai nedraudžia asmens duomenų apsaugą reglamentuojantys teisės aktai, arba nukreipia į atsakingus asmenis, kurie kompetentingi spręsti lankytojams iškilusius klausimus;

4.28. įstaigos direktoriui nurodžius, praneša atsakingiems darbuotojams apie rengiamų posėdžių, pasitarimų, susirinkimų laiką ir vietą;

4.29. bendraujant su kolegomis vadovaujasi komandinio darbo principais;

4.30. priima ir tvarko įstaigos lankytojų dokumentus, jei tokie teikiami;

4.31. informuoja įstaigos direktorių apie dokumentų valdymo būklę, teikia siūlymus, kaip ją tobulinti;

4.32. vykdydamas personalo specialisto funkcijas įgyvendina asmens duomenų apsaugos procedūras, užtikrinančias asmens duomenų apsaugą pagal teisės aktus ir kitus dokumentus, reglamentuojančius asmens duomenų apsaugą ir asmens duomenų tvarkymą;

4.33. nuolat bendrauja ir bendradarbiauja su asmens duomenų apsaugos pareigūnu ir/ar, atitinkamai, su informacinių technologijų specialistu dėl teisingo duomenų tvarkymo, pažeidimų aptikimo, ar kilusių ginčų tarp asmenų dėl jų duomenų tvarkymo;

4.34. darbo vietoje griežtai laikosi konfidencialumo ir asmens duomenų apsaugos standartų, niekada nepalieka nesaugios darbo vietos, neužrakintos paskyros, dokumentų spintos, neatjungtų programų, neužrakintų durų. Dokumentai (ruošiami, gauti ir kt.) negali būti paliekami kitiems matomose ar prieinamose vietose, perduodami neatsakingiems darbuotojams;

4.35. prieš perduodant asmeninio pobūdžio (su asmens duomenimis susijusios) informaciją, dokumentus, įsitikina ar perduodama saugiu būdu, ar tam asmeniui, kuris turi teisę šią informaciją ir/ar dokumentus gauti;

4.36. saugiai persiunčia įstaigos darbuotojams aktualią informaciją, gautą globos namų bendruoju elektroniniu paštu ar per įstaigoje veikiančią dokumentų valdymo sistemą;

4.37. dalyvauja globos namų direktoriaus įsakymu sudarytų komisijų ir darbo grupių darbe;

4.38. organizuoja susirinkimus pagal globos namų poreikius;

4.39. priima paštu, kitomis ryšio priemonėmis gaunamus ar tiesiogiai pristatytus dokumentus, juos registruoja, tvarko, perduoda atsakingiems darbuotojams su rezoliucijomis ir vykdymo terminais;

4.40. registruoja siunčiamus raštus ir laiku juos išsiunčia (el. paštu, e. pristatymu);

4.41. pateikia suderintą įstaigos dokumentacijos planą NBFC;

4.42. tobulina kvalifikaciją, dalyvauja mokymuose ir seminaruose;

4.43. vykdo kitus teisėtus globos namų direktoriaus nurodymus;

4.44. keičiantis personalo specialistui, perduoda pagal aktą naujam darbuotojui einamąsias dokumentų bylas, nebaigtus tvarkyti dokumentus, turimą informaciją, prieigas.