PERSONALO VALDYMO PADALINIO DOKUMENTŲ VALDYMO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I. PAREIGYBĖ

1. Utenos socialinės globos namų (toliau - globos namai) Personalo valdymo padalinio dokumentų valdymo specialisto pareigybė priskiriama specialistų grupei.

2. Pareigybės lygis - A2.

II. SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį, pageidautina, teisinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam lygiaverte aukštojo mokslo kvalifikacija arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam lygiaverte aukštojo mokslo kvalifikacija;

3.2. žinoti ir savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos Konstitucija, darbo kodeksu, Lietuvos Respublikos įstatymais, reglamentuojančiais viešąjį administravimą, biudžetinių įstaigų veiklą, socialinės globos paslaugų teikimą, LR dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, LR valstybinės darbo inspekcijos leidžiamais teisės aktais, rekomendacijomis ir išaiškinimais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais neįslaptintų dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, Personalo administravimo funkcijų centralizuoto atlikimo tvarkos aprašu, Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu, asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiais teisės aktais, globos namų nuostatais, Utenos socialinės globos namų dokumentų valdymo tvarkos aprašu, darbuotojų vidaus tvarkos taisyklėmis, direktoriaus įsakymais, kitais įstaigos vidaus norminiais teisės aktais ir šiuo pareigybės aprašymu;

3.3. gerai žinoti ir gebėti taikyti praktiškai LR darbo kodekso nuostatas, Dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, Elektroninių dokumentų tvarkymo taisykles ir archyvavimo standartus;

3.4. mokėti parengti bei įforminti įstaigos dokumentus: tvirtinamuosius (direktoriaus įsakymus, sprendimus, taisykles, pareigybių aprašymus ir kitus dokumentus) ir tvarkomuosius vidaus administravimo informacinius dokumentus (reikalavimus, pranešimus, pažymas, aktus, protokolus ir kitus dokumentus);

3.5. mokėti laisvai naudotis šiuolaikinėmis informacinių technologijų priemonėmis, išmanyti jų taikymo galimybes atliekant savo pareigas, turėti naudojimosi moderniomis ryšių ir informacijos rengimo, saugojimo, paieškos, perdavimo priemonėmis įgūdžių, dirbti Microsoft Office programiniu paketu, būti įvaldžius pareigybės vykdymui reikalingas programas (DBSIS ir kt.);

3.6. taikyti taisyklingos lietuvių kalbos, kalbos kultūros normų reikalavimus, sklandžiai ir argumentuotai dėstyti mintis žodžiu ir raštu;

3.7. mokėti valdyti, sisteminti ir apibendrinti informaciją, savo veikloje laikytis aukštų konfidencialumo standartų, gebėti apibrėžti problemas ir numatyti jų sprendimo būdus bei metodus, rengti išvadas bei teikti pasiūlymus;

3.8. žinoti tarnybinio etiketo reikalavimus, bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles, mokėti jas taikyti praktiškai;

3.9. mokėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą, bendradarbiauti komandoje.

III. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

4.1. konsultuoja globos namų darbuotojus raštvedybos, LR darbo kodekso taikymo, personalo administravimo ir kitais klausimais pagal savo kompetenciją

4.2. saugiai priima globos namams siunčiamą korespondenciją, atlieka pirminį jos tvarkymą, kurio metu patikrina, ar neatplėšti vokai, ar juose yra visi dokumentai, registruoja gautą korespondenciją jos gavimo dieną gautų dokumentų registre, užregistruotus gautus dokumentus perduoda atsakingiems darbuotojams arba pagal direktoriaus rezoliuciją - vykdytojams;

4.3. korespondencija tvarkoma laikantis asmens duomenų apsaugos keliamų reikalavimų ir standartų, t. y. jei dokumentas adresuojamas asmeniškai globos namų darbuotojui, toks laiškas, neperžiūrint jo turinio, perduodamas asmeniškai adresatui;

4.4. direktoriui susipažinus su gautais dokumentais, perduoda juos rezoliucijose nurodytiems vykdytojams, o rezoliucijos turinį įrašo į Gautų dokumentų registrą, ir kontroliuoja nurodytų užduočių vykdymą, jeigu kontrolės funkcija nepavesta kitiems asmenims;

4.5. jeigu į gautą dokumentą reikia atsakyti, organizuoja atsakomojo dokumento parengimą arba parengia atsakymo projektą ir teikia direktoriui susipažinti / pasirašyti;

4.6. saugiai persiunčia globos namų darbuotojams informaciją, gautą įstaigos bendruoju elektroniniu paštu; įvairius globos namams adresuotus dokumentus paskirsto ir teikia adresatams (kontaktiniu būdu, elektroniniu paštu, ar per DBSIS sistemą);

4.7. tvarko siunčiamą korespondenciją, tikrina, ar siunčiami dokumentai atitinka dokumentų rengimo reikalavimus, juos registruoja ir išsiunčia.

4.8. laikantis LR dokumentų ir archyvų įstatymo bei Bendrojo duomenų apsaugos reglamento reikalavimų formuoja gaunamų, siunčiamų, vidaus dokumentų bylas; užtikrina jų išsaugojimą pagal jų saugojimo terminus ir bylų (dokumentų) perdavimą nustatytu laiku į įstaigos archyvą;

4.9. laikantis LR dokumentų ir archyvų įstatymo bei Bendrojo duomenų apsaugos reglamento reikalavimų formuoja elektronines bylas;

4.10. bendradarbiauja su NBFC personalo bei dokumentų valdymo klausimais, perduoda informaciją pagal nustatytas procedūras, atlieka kitas su personalo administravimu ir dokumentų valdymu susijusias funkcijas;

4.11. priima rašytinius asmenų prašymus ir skundus. Priimant prašymą, patikslina jo esmę, patikrina, ar pateikti visi dokumentai, kurių reikės sprendimui priimti, prireikus prašo pateikti papildomus dokumentus, užregistruoja juos atitinkamame registre;

4.12. priima globos namų svečius, delegacijas, lankytojus laikantis klientų aptarnavimo standartų, teikia jiems aktualią informaciją savo kompetencijos ribose arba nukreipia pas darbuotojus, kompetentingus spręsti lankytojams iškilusius klausimus;

4.13. direktoriaus nurodymu organizuoja susirinkimus pagal poreikį ir praneša atsakingiems globos namų darbuotojams apie rengiamų posėdžių, pasitarimų, susirinkimų laiką ir vietą, dalyvauja administraciniuose pasitarimuose, protokoluoja / daro posėdžių įrašus;

4.14. planuoja direktoriaus dienotvarkę, surenka jam reikalingą informaciją iš darbuotojų, kitų interesantų, derina direktoriaus pokalbių su atskirais darbuotojais / interesantais laiką, teikia darbuotojams įvairaus pobūdžio rašytinius ir žodinius direktoriaus nurodymus;

4.15. laikantis dokumentų rengimo ir raštvedybos taisyklių reikalavimų rengia ir tvirtina globos namų tvirtinamuosius dokumentus (direktoriaus įsakymus, sprendimus, pareigybių aprašymus, fonnas, šablonus, tvarkų aprašus (pagal kompetenciją) ir kitus dokumentus) ir vidaus administravimo informacinius dokumentus (raštus, pažymas, pranešimus, atsiliepimus, įgaliojimus, susirašinėjimo ir kitus dokumentus), spausdina, daugina, kopijuoja, tvirtina dokumentų kopijas, rengia ataskaitas;

4.16. atlieka globos namų techninį dokumentų redagavimą pagal dokumentų rengimo taisykles ir raštvedybos reikalavimus;

4.17. seka aktualių teisės aktų pakeitimus, esant poreikiui, inicijuoja ir pagal kompetenciją vykdo globos namų vidaus teisės aktų, tvarkų atitinkamus pakeitimus;

4.18. globos namų informacinėje švieslentėje viešina ir administruoja (renka, įkelia, atnaujina, šalina ir pan.) informaciją apie globos namų veiklą;

4.19. direktoriaus pavedimu dalyvauja komisijų, darbo grupių darbe;

4.20. darbo vietoje griežtai laikosi konfidencialumo ir asmens duomenų apsaugos standartų;

4.21. užtikrina darbo vietos apsaugą, niekada nepalieka neužrakintos paskyros, dokumentų spintos, neatjungtų programų, neužrakintų durų. Dokumentai negali būti paliekami kitiems matomose ar prieinamose vietose, perduodami ne atsakingiems darbuotojams;

4.22. bendraujant su kolegomis vadovaujasi komandinio darbo principais;

4.23. suplanuoja globos namų vairuotojų maršrutus pagal maršrutų žurnale numatomų kelionių įrašus ir pildo Darbuotojų pasinaudojimo tarnybiniu lengvuoju automobiliu registracijos žurnalą;

4.24. organizuoja ir atsako už savo pareigų bei funkcijų laikiną perdavimą jį vaduojančiam darbuotojui ligos, atostogų ar kitais darbe nebuvimo atvejais;

4.25. pavaduoja personalo specialistą jo atostogų, ligos, kitais darbe nebuvimo atvejais;

4.26. nutraukiant darbo sutartį, pagal aktą perduoda priskirtam darbuotojui einamąsias dokumentų bylas, nebaigtus tvarkyti dokumentus, turimą informaciją, prieigas.

4.27. tobulina kvalifikaciją, dalyvauja mokymuose ir seminaruose;

4.28. vykdo kitus teisėtus globos namų direktoriaus nurodymus bei pavedimus pagal kompetenciją.